Reuniones de trabajo: aprendiendo a gestionarlas de manera eficaz

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Las reuniones de trabajo forman parte de nuestro día a día en la empresa o, al menos, eso pensábamos.
 
Son muchas las empresas que creen conveniente realizar largas y tediosas reuniones de manera periódica con el fin de conseguir mejorar los objetivos marcados pero, lo cierto, es que más del 70% de las reuniones empresariales suelen considerarse totalmente improductivas. Tiempos excesivamente largos, falta de concreción y planificación de éstas y la falta de coordinación son algunos de los motivos por los que las reuniones de trabajo no siempre salen según lo previsto.
 
4 tips para gestionar reuniones de trabajo
Está claro que reunirse con el equipo cada cierto tiempo es necesario para conocer cómo va el ritmo de trabajo y distribuir las tareas a realizar, pero si queremos que éstas sean eficaces y productivas se debe cambiar el planteamiento.
  • Lo bueno y breve, dos veces bueno. Atrás quedaron las reuniones largas en las que parte del equipo se pasaban una mañana entera encerrados entre cuatro paredes debatiendo el rumbo de la empresa sin seguir una directriz concreta. Ahora, las reuniones que se llevan son más rápidas y concretas. Para conseguirlo, muchas empresas optan por hacer reuniones diarias de 5 minutos para planificar la jornada laboral y, con el fin de que no se alarguen, las hacen de pie, así se aseguran de que no se acomodarán a lo largo de la reunión.
  • Planificación. Para que una reunión sea eficaz, ésta debe tener un orden programado y conocido de antemano por todos. Lo ideal es hacer un planning de todo lo que se va a ver en la reunión de trabajo y enviarlo a los participantes unos días antes. Con esto, todos sabrán a qué van a la reunión, con lo que las ideas que se sacarán de ella serán más claras. Además, es interesante programar de antemano la duración de la misma para que así, los asistentes, puedan planificarse el tiempo de la mejor manera posible.
  • Orden ante todo. Además de lo anteriormente escrito, es necesario tener orden durante la realización de la reunión. Es por ello que la figura de un moderador se hace necesaria para marcar el camino a seguir.
  • Buscar la participación. Lo ideal en una reunión de trabajo es la participación de todos los miembros, ya que únicamente así pueden salir buenas ideas. Esto hay que tenerlo en cuenta en el momento de planificación de la reunión, ya que hay que disponer de tiempo para que todos los miembros aporten su punto de vista.
Por último, a modo resumen, es una buena idea dejar por escrito todo lo que se ha tratado en la reunión de modo que, tanto asistentes como no asistentes, puedan consultar en todo momento todo lo que se decidió en ella.